Souscription & obligations légales
Comment obtenir le détail des garanties du contrat collectif ?
Le détail des garanties de votre contrat collectif est disponible dans la notice d’information remise lors de la mise en place du contrat.
Vous pouvez également en faire la demande auprès de votre conseiller MCEN ou via votre espace client, afin d’obtenir la grille complète des garanties et des niveaux de remboursement.Quelles sont les obligations de la convention collective du Notariat ?
La convention collective nationale du Notariat impose à l’employeur de mettre en place une couverture santé collective pour l’ensemble des salariés de l’office. Cette couverture doit respecter un socle de garanties défini par la branche et s’appliquer selon les règles prévues par la convention (salariés concernés, ayants droit, cas de dispenses, maintien des garanties, etc.).
Quel est le financement minimum à la charge de l’employeur ?
L’employeur doit financer au minimum 50 % de la cotisation du contrat collectif de complémentaire santé.
Que dois-je faire pour adhérer à la MCEN ?
Pour adhérer à la MCEN, il vous suffit de contacter un conseiller MCEN.
Nous vous accompagnons dans l’analyse de votre situation, la vérification de la conformité au regard de la convention collective du Notariat et la mise en place du contrat pour votre office et vos collaborateurs.Comment résilier la mutuelle actuelle de mon office ?
Après un an d’engagement, votre contrat peut être résilié à tout moment, conformément à la réglementation en vigueur. Dans le cadre d’un changement vers la MCEN, nos équipes peuvent vous accompagner dans les démarches.
Quels documents sont nécessaires pour souscrire un contrat santé collectif ?
Trois documents vous sont nécessaires pour souscrire à un contrat santé collectif : le KBIS de votre étude de moins de 3 mois, le RIB de votre étude, la carte d’identité du signataire du contrat.
Y a-t-il un délai de carence pour la mise en place du contrat santé entreprise ?
Non. La mise en place d’un contrat santé collectif à la MCEN ne prévoit pas de délai de carence. Les garanties s’appliquent dès la date de prise d’effet du contrat.
Quel est le délai de mise en place du contrat santé après signature ?
Après signature du contrat et réception d’un dossier complet, la mise en place est généralement rapide. Votre conseiller MCEN vous confirme la date de prise d’effet et vous accompagne pour organiser la bascule de votre ancien contrat vers la MCEN, dans le respect des délais de résiliation.
Je n’ai pas de salarié, dois-je quand même adhérer à la MCEN mon entreprise ?
Même si vous n’avez pas de salarié pour le moment, nous vous recommandons de faire adhérer votre entreprise, en prévision de futures embauches. Vous n’aurez plus qu’à affilier vos salariés le moment venu. L’appel des cotisations n’aura lieu qu’une fois vos salariés affiliés.
La MCEN propose-t-elle d’un contrat de prévoyance ?
La MCEN ne propose pas de contrat de prévoyance.
Quelle gestion de la part du Conseil Supérieur du Notariat ?
Le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) siégeant en Comité Mixte, alloue une subvention à chacun de vos salariés dont il fixe annuellement le montant. Cette subvention est versée directement par le CSN à la MCEN.
Faut-il mettre en place une Décision Unilatérale de l’Employeur (D.U.E) ?
Oui, lorsque la mise en place de la complémentaire santé est réalisée par décision de l’employeur, une Décision Unilatérale de l’Employeur (D.U.E) est nécessaire. La MCEN vous accompagne dans la rédaction de ce document afin de sécuriser la conformité de votre contrat au regard de la réglementation et de la convention collective du Notariat.
Affiliation & gestion des salariés
Comment affilier mes salariés ?
Pour affilier vos salariés, vous devez nous transmettre les documents suivants, complétés par le salarié :
- le bulletin d’adhésion salarié,
- une pièce d’identité du salarié et, le cas échéant, de ses ayants droit de plus de 18 ans,
- un RIB du salarié,
- l’attestation de droits CRPCEN (ou autres régimes) pour l’ensemble des membres de la famille.
Par la suite, tout au long de l’année, vous pouvez également procéder à l’affiliation d’un salarié directement depuis votre espace entreprise.
Quelles sont les cas de dispenses d’adhésion possibles ?
Certains salariés peuvent être dispensés d’adhérer au contrat collectif, dans les cas prévus par la réglementation (par exemple : salarié déjà couvert à titre obligatoire par un autre contrat, CDD, apprentis, bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, etc.).
Mon salarié arrive en fin de CDD puis passe en CDI : comment prolonger sa couverture santé ?
Lorsque le salarié enchaîne un CDD puis un CDI au sein du même office, sa couverture santé est maintenue sans interruption. Il vous suffit d’informer la MCEN du changement de situation afin de mettre à jour son dossier.
Comment déclarer un salarié sortant (fin de contrat, démission, rupture conventionnelle…) ?
La sortie d’un salarié doit être déclarée à la MCEN en précisant la date de fin de contrat et le motif de départ. Cela peut être effectué directement sur votre espace entreprise.
Quand les salariés reçoivent-ils leur carte de tiers-payant ?
Une fois l’affiliation enregistrée et effective, les salariés reçoivent leur carte de tiers-payant dans les jours qui suivent la prise d’effet de leurs garanties. La carte est également disponible depuis leur espace assuré et l’application MCEN.
Que faire en cas de mutation inter-office d’un salarié ?
Il y a deux cas possibles. Si les deux offices ne possèdent pas le même numéro CRPCEN, alors il faut en informer la MCEN. Si ce n’est pas le cas, aucune démarche n’est à faire. Dans les deux, aucune coupure de garanties sera faite pour votre salarié.
Comment déclarer un changement de situation familial pour un salarié (naissance, mariage…) ?
Tout changement de situation familiale doit être signalé à la MCEN afin de mettre à jour le dossier du salarié et, si besoin, rattacher ses ayants droit. La déclaration peut être effectuée via l’espace entreprise ou en contactant directement la MCEN.
Quelles conditions s’appliquent pour un salarié à temps partiel ?
Les salariés à temps partiel bénéficient du même contrat collectif que les autres salariés de l’office.
Ils sont affiliés dans les mêmes conditions, sous réserve des cas de dispenses prévus par la réglementation.Faut-il intégrer un apprenti, alternant ou stagiaire dans le contrat santé ?
Les apprentis et alternants entrent dans le champ d’application du contrat collectif et doivent être affiliés, sauf s’ils remplissent une condition de dispense prévue par la réglementation. Les stagiaires ne sont pas concernés par le dispositif de complémentaire santé collective.
Que faire en cas d’un arrêt maladie longue durée ou un congé maternité ?
Pendant un arrêt maladie de longue durée ou un congé maternité, le salarié reste affilié au contrat santé collectif, dans les conditions prévues par le contrat.
Comment fonctionne la portabilité pour les salariés ?
En cas de rupture du contrat de travail ouvrant droit à l’assurance chômage (ARE), le salarié peut bénéficier du maintien gratuit de sa couverture santé, au titre de la portabilité. La durée de la portabilité est de maximum 12 mois.
Comment vérifier que le salarié est inscrit ou radié ?
Vous pouvez vérifier la situation d’un salarié (affilié ou radié) dans votre espace entreprise ou auprès de votre référent MCEN.
Peut-on proposer des garanties optionnelles à la charge du salarié ?
Oui. La MCEN propose des garanties surcomplémentaires permettant aux salariés de renforcer leur couverture, à titre individuel et à leur charge.
Peut-on mettre en place des garanties différentes pour les cadres / non-cadres ?
Non. Dans le cadre de la Convention Collective du Notariat, le régime de complémentaire santé est identique pour l’ensemble des salariés de l’office, quelle que soit leur catégorie.
Que se passe-t-il si je cesse mon activité et/ou si je me retrouve sans salarié ?
Dans ce cas, il y a cessation des cotisations. Les salariés licenciés restent couverts par le biais de la portabilité des droits durant un maximum de, puis, à l’expiration de cette période, ils peuvent adhérer au régime individuel.
Administratif & cotisations
Comment transmettre et corriger les données via la DSN ?
Les mouvements de personnel doivent être déclarés dans votre Déclaration Sociale Nominative (DSN), selon les modalités habituelles. Lors du départ d’un salarié, la MCEN récupère automatiquement les informations transmises via la DSN : la radiation peut ainsi être prise en compte sur la base de cette déclaration. En revanche, pour l’arrivée d’un nouveau salarié, l’affiliation ne peut pas être réalisée automatiquement via la DSN, car elle nécessite la transmission de documents complémentaires.
Quelles sont les références DSN à indiquer pour l’office ?
Les références sont à retrouver sur les fiches DSN. Ces fiches sont disponibles sur votre espace entreprise ou sur le site net-entreprises.fr.
Comment télécharger les appels de cotisations ?
Les appels de cotisations sont disponibles depuis votre espace entreprise MCEN. Vous pouvez les consulter et les télécharger à tout moment.
Comment signaler une erreur administrative ?
En cas d’erreur administrative (affiliation, radiation, cotisation etc.), il vous suffit de contacter votre référent MCEN via l’adresse : contact-entreprise@mcen.fr
Comment récupérer les justificatifs d’affiliation pour le contrôle URSSAF ?
Les justificatifs d’affiliation et factures peuvent être téléchargés directement depuis votre espace entreprise MCEN.
Quand les cotisations sont-elles prélevées ?
Les cotisations sont prélevées le 15 du mois. Le détail de la cotisation apparaît sur la facture que vous recevez également à cette période.
Les coordonnées de l’office changent, comment faire la modification ?
En cas de changement de coordonnées de l’office (adresse, téléphone, e-mail, RIB etc.) il est nécessaire d’en informer la MCEN afin de mettre à jour votre dossier. La modification peut être faite via votre espace entreprise ou auprès de votre référent MCEN.
Le prélèvement est différent de la facture, pourquoi ?
Un écart entre le montant prélevé et le montant figurant sur votre facture peut s’expliquer par des régularisations liées à des mouvements de personnel ou par des ajustements pris en compte après l’édition de la facture. En cas de doute, contactez votre référent MCEN.
A quoi ressemble ma facture ?
Un exemple de facture peut être téléchargé ici. Cette facture prend en compte la situation de vos effectifs salariés au début de mois et, si nécessaire, des régularisations sont opérées le mois suivant.
Je n’ai pas reçu ma facture, que dois-je faire ?
Si vous n'avez pas reçu votre facture mensuelle par courrier, vous avez la possibilité de la consulter et de la télécharger à tout moment depuis votre espace entreprise.
Le gestionnaire de la mutuelle dans notre étude change : comment vous adresser ses coordonnées ?
Si le gestionnaire de la mutuelle change, vous pouvez nous en informer en envoyant les informations de la personne remplaçante à contact-entreprise@mcen.fr.
Espace Entreprise - Contact MCEN
Quels sont les services de l’espace entreprise ?
L’espace entreprise de la MCEN vous permet de :
- Consulter et télécharger vos appels de cotisations et factures
- Accéder aux documents contractuels (contrat, notices)
- Télécharger les attestations employeur et justificatifs d’affiliation
- Déclarer un changement de situation de l’un de vos salariés
Comment obtenir mes accès ?
Vos accès à l’espace entreprise MCEN vous sont transmis lors de la mise en place de votre contrat. Si vous ne les avez pas reçu, nous vous invitons à contacter le service entreprise à l’adresse : contact-entreprise@mcen.fr
Que faire si je ne peux pas me connecter à l’espace entreprise ?
En cas de difficulté de connexion, vous pouvez contacter le service entreprise via ce numéro de téléphone : 01 70 36 70 21
Qui contacter dans le cas d’une souscription ?
Pour toute demande de souscription, nous vous invitons à compléter ce formulaire. Un référent étude vous contactera dans les meilleurs délais afin de vous accompagner dans votre démarche.
Où retrouver les contrats et notices ?
Les contrats et notices d’information sont disponibles dans votre espace entreprise.
Comment contacter l’assistance entreprises pour la gestion du contrat santé ?
Pour contacter l’assistance entreprise, veuillez appeler au 01 70 36 70 21.
